Számlázó és készletnyilvántartó program leírás

Program telepítése

Működési leírás

Bevezetés

INI állomány

Lábléc készítése

Számlázás

Partnerek kiválasztása

Csoportos számla

Ismétlődő számla

Stornó számla

Helyesbítő számla

Kedvezmények

Kézi számlák

Raktáradatok

Áruk adatai

Bevételezés

Szállítólevél számlázása

Anyag kiadás

Árukarton készítése

Raktárkészlet újraszámítása

Leltár készítése

Listák

Számlák listái

Szállítólevelek listái

NAV jelentések

ÁFA lista

Forgalom lista

Egyéb műveletek

Számlák teljesítése

Másolat készítése

Árajánlat kezelése

Díjbekérő kezelése

Évzárás

Adatok mentése

Adatok

Partnerek

Áruk adatai

Megjegyzések

Nyomtatók

Kódok kialakítása

Hálózati működés

NAV on-line jelentés

Vissza

Telepítés

A telepítés megkezdéséhez indítsa el a telepítő programot.
A telepítés az alábbi képernyővel indul

A tovább gombra kattintva megkezdődik a telepítés.
A következő lépésben a könyvtárat adhatja meg, ahová a program települni fog.

A következő lépésben a parancsikon helyét kell meghatároznia.

Ezzel meghatározta a telepítéshez szükséges adatokat, kezdődhet a telepítés.

A következő lépés, a program működéséhez szükséges adatbázis-kezelő telepítése.

Miután az adatbázis-kezelő is feltelepült, befejezheti a telepítést.

tartalom jegyzékre

A menüpont kiválasztása után a következő adatokat látja a képernyőn

Első lépésben a partner kell kiválasztani. Amennyiben a partner adatai még nincsenek rögzítve, nyomja meg az INSERT gombot. És lehetősége lesz új partner rögzíteni. A rögzítés pontos menete a partnerrögzítés leírásban szerepel.
Amennyiben egy partner számára szeretne számlát készítení , vagy kattintson kétszer a partner nevére vagy jelölje ki a partnert és kattintson a tovább feliratra.
Ha több partner számára szeretne ugyanolyan számlát készíteni, jelölje ki az összes partnert és kattintson a tovább feliratra.
A partner keresésben többféle sorrendben rendezhati a partnerek adatait, a pontos leírása a partnerkeresés leírásban szerepel.
Lehetősége van a már rögzített partner adatok módosítására is. Ha szeretné a partner adtait módosítani, kattintson kétszer a partner adatait tartalmazó ablakra.
A megjegyzés rovatba, bármilyen megjegyzést írhat. Amennyiben gyakran használt, vagy hosszú megjegyzéseket használ, érdemes a megjegyzéseket tárolni. A tárolt megjegyzések közül a megjegyzés ablakra kétszer kattintva választhat.

A képernyő jobb oldalán a számlázáshoz szükséges egyéb adatokat kell értelemszerűen megadni.
A számlaszámhoz, csak a számlatömb nevét kell beírni, ami 'A'-'Z'-ig lehetséges vagy üresen hagyható.
Amennyiben számlatömböt használ, a számlaszám a számlatömb nevével fog kezdődni, számlatömb nélkül a számlaszám nem fog megkülönböztető betűjelzést használni.
A számlaszámot a program automatikusan generálja a számla rögzítésekor, kézzel történő módosítására semmilyen lehetőség nincs.
Az itt beírt kedvezmény, a számla teljes tartalmára értendő. A folytatásban lehetősége lest egyes árukra külön-külön is kedvezményt adni. Amennyiben a partner adatai között állandó kedvezményt jelölt be , itt automatikusan meg fog jelenni.
A továbblépés után a számlára kerülő árukat kell kiválasztani.

A képernyőn folyamatosan látja az eddig kiválasztott tételeket és fizetendő végösszeget (kerekítés nélkül) is.
Új tétel rögzítésénél a tétel megnevezését kiegészítheti ill. módosíthatja. Az itt végrehajtott módosítás csak erre a számlára érvényes, a tétel tárolt adatait nem módosítja.

A rögzít gomb megnyomásával a kijelölt áru a számlára kerül. Amennyiben a vissza gombot választja a program tétel rögzítése nélkül folytatódik.
Amennyiben az áru adatai még nincsenek rögzítve, az áruk területén az INSERT gomb megnyomásával lehetősége van számlázás közben is új árut rögzíteni.
Amennyiben rögzítette a tételt, további tételeket rögzíthet, vagy a már rögzített tételek közül törölhet.

A rögzít gomb megnyomásával rögzítheti a számlát, vagy a ez eldob gombbal rögzítés nélkül kilephet a számlázásból. A számla az INI állományban megadott példányban automatikusan kinyomtatódik. További másolatot az Egyéb műveletek/számlamásolat menüpontban készíthet.
Lehetősége van ismétlődő számlák rögzítésére is. Ezek a számlák a megadott időnként automatikusan elkészülnek.
Bővebb leírást az ismétlődő számlák címszó alatt talál.

tartalom jegyzékre

Partner adatainak módosítása

A partnerek adatait az adatok/partnerek menüpontban rögzítheti.

Az Új ikonra kattintva, egy adatok nélküli új partner fog kapni. Az adatok kitöltése vagy módosítása után a Módosításra kattintva rögzíti az adatokat.
A megjegyzés adathoz rögzíthet olyan megjegyzéseket, amik nem kerülnek a számlára, illetve bejölheti a megjegyzés a számlára pipát. Ebben az esetben az itt megadott megjegyzés automatikusa rákerül a számla megjegyzés sorára. A számlán a megjegyzés módosítható, az ott elvégzett módosítás nem változtatja meg a személyi adatoknál beírt megjegyzést.
Amennyiben a kedvezmény minden árura pipát bejelöli, számlázáskor automatikusan átkerül a kedvezmény és a program a kedvezmény mértékével csökkenteni fogja az árat. A kedvezmény számlázás közben módosítható és a mértéke a számlán is megjelenik.
Másik lehetőség a kedvezmény adásra, amikor csal bizonyos árucsoportra ad kedvezményt. Itt az az árucsoportot és a kedvezmény mértékét kell beírni. Ebben az esetben a számlán a csökkentett ár jelenik meg, és nem kerül külön feltüntetésre a kedvezmény összege.
Az érvényes fizetési módokban bejelölheti azokat a fizetési módokat, amelyek a partner számára kiválaszthatók. Számlázáskor csak az itt megjelölt fizetési módok közül választhat.
Az árbevétel számlaszáma csak speciális feladatot lát el, csak automatikus könyvelés esetén kell kitölteni.
Amennyiben a partner az ÁFA törvény területi hatályán kívül esik, jelölje be, és számlázáskor a partner számára minden áru, a bejelölt ÁFA kulcstól függetlenül, ÁFA nélkül számlázódik.
A csoport megadása lehetővé teszi a partnerek különböző csoportokba rendezését. Számlázáskor lehetőség van arra, hogy az egy csoportba tartozó partnerek adatai egymás mellett jelenjenek meg.
A törlés gombbál törölheti a nyilvántartásból a partner. A partner törlése, vagy az adatainak módósítása nem változtat a partner számára már kiadott számlán.

tartalom jegyzékre

Csoportos számla készítése

A programban lehetőség van csoportos számlák készítésére. Abban az esetben használhatja a csoportos számlat, amennyiben több partnernek kell ugyanolyan számlát elkészítenie.
A csoportos számla készítéséhez először ki kell jelölnie azokat a partnereket, akik a számára a számlát el kell készíteni. A csoport összeállításának segítésére a part adatoknál megadhatja hogy melyik csoportba tartózik.
Számlázás közben a partner adatoknál a fejlécben a csoport szövegre kattintva, az egy csoportba tartozó partnereket a program egymás mellé rendeli.
Ez a funkció csak abban az esetben működik, ha az INI állományban a „partner csoport=” értéke „I”-re van állítva.

A csoport összeállításához nyomja le CTRL gombot, majd jelölje ki azokat a partnereket, akik számára a számlát szeretné elkészíteni.
A csoport összeállítása után a tovább gombra kattintva folytathatja a számla elkészítését.
Befejezéskor a program az összes kijelölt partner számáraelkészíti a számlát.

tartalom jegyzékre

Ismétlődő számla készítése

A programban lehetőség van ismétlődő számlák készítésére. Abban az esetben használhatja az ismétlődő számlat, amennyiben ugyanannak a partnernek rendszeres időközönként ugyanolyan számlát kell készítenie.
Az ismétlődő számlákhoz az első számlát (minta) normál módon el kell készítenie.

A képernyőn meg kell keresni a „minta számlát” , majd megadni a számlakészítés gyakoriságát.
A korábban már rögzített ismétlődő számlák a „ismétlődő számlák” ablakban jelennek meg.
Az ismétlődés gyakorisága megadható hetekben vagy hónapokban. A hetek pipát bejelölve megadhatja hány hetenként kell a számlát elkészíteni. A számlát minden esetben a megadott hét leteltekor, ugyanazon a napon jelzi a program. A hetek száma 1 és 52 között változhat.
Az ismétlődés gyakorisága megadható hónapokban is. Az eltérés mindössze annyi, hogy a különböző napok száma miatt a figyelmeztetés elcsúszhat az eredeti naptól. Pl. amennyiben 31-t ad meg a számlakészítés dátumának, és a következő esedékes hónapban csak 30 nap van, a program 30-án figyelmeztet a számla készítésére. Ezt követően már 30.-tól számolja az következő esedékességet.
A következő számla dátuma a képernyőn látható, és bármikor módosítható.
Esedékes számla esetén a program indításakor kap egy figyelmeztetést, és ugyanitt el is készítheti a számlát.

Amennyiben az igen mellett dönt, a számla elkészül az esedékesség dátuma a megadott napokkal nő.
Amennyiben nem kéri a számla elkészítését, a program a következő indításkor újra figyelmeztetni fogja.
Ha egy számlát szeretne kihagyni, az ismétlődő számlák menüpontban jelölje ki a mintát, majd kattintson a kihagy gombra. A program a dátumot a következő esedékességi napra módosítja. Természetesen kézzel bármilyen időpontot megjelölhet.

tartalom jegyzékre

Számlák stornózása

Tévesen kiadott számlák törlésére nincs mód. A hibás számlát egy stornó számlával érvénytelenítheti.
A stornós számlán az eredeti számlán szereplő mennyiségek -1 el szorozva szerepelnek. A két számla összege így 0 lesz.
A stornó számla készítése a bizonylatok/stornó menüpontban lehetséges. Első lépésben keresse meg a stornózni kívánt számlát. A keresési lehetőségek bővebb leírása a számlák keresése részben található.
A számla kiválasztása a számlaszámra történő dupla kattintással lehetséges.

A képernyőn megjelenő adatok, tájékoztató jellegűek, a stornózás dátumát kivéve, nem módosíthatóak.
A számla törlésére kattintva a stornó számla elkészül.
A véletlen törlések elkerülésének érdekében a törlés kérését meg kell erősítenie.

A stornózás ténye az eredeti és a stornó számla megjegyzés sorába is rögzítésre kerül.
A stornózásban résztvevő számlák a továbbiakban nem módosíthatóak(módosítás,stornó).

tartalom jegyzékre

Módosító számla

Kiadott számla módosítására a bizonylatok/módosító számla menüpontban van lehetőség.
A módosító számla, ellentétben a stornóval, az eredeti számlát nem érvényteleníti. A két számla együttesen lesz érvényes.

A számla kijelölése után megjelennek a számla adati.
Az eladó adataim, a vevő adatait úgy módosíthatja hogy kétszer rákattint a vevő ill, eladó adatait tartalmazó területre. Ekkor a kiválasztott adat módosítására van lehetősége. Az adat módosítása után visszakerül újra erre a képernyőre és az adat helyén a módosított adat jelenik meg. Az így elvégzett módosítás a vevő ill. eladó adatainak módosítását is jelenti, a továbbiakban a program a módosított adatokat fogja használni.
A megjegyzést is a területre való kétszeri kattintással módosíthatja, azonban ez a módosítás csak az aktuális számlára lesz érvényes.
A tétetlek módosításához kattintson a tétel első sorában található Eredeti feliratra.
Ekkor egy új sort kap, tétel adataival az első oszlopban a módosított felirattal.

Ebben a sorban végezheti el a módosításokat.
Amennyiben mégsem szeretni a módosítást megtartani, kattintson a megfelelő sorban a módosított feliratra és eltűnik a módosítás.
A módosító számla készítésére kattintva a módosító számla elkészül.
A program figyeli a módosított adatokat , és a számlán a helyes adatok feltüntetése mellet szöveggel is jelzi mely adatok lettek módosítva.

tartalom jegyzékre

Kedvezmények

A programban több módon adhatunk kedvezményeket.
Számlázás közben bármelyik tétel árából adhatunk kedvezményt, ha a tétel kiválasztásakor beírjuk a kedvezmény százalékos értékét, vagy módosítjuk az áru árát. Szót. Az így megadott kedvezmény a számlán nem kerül külön feltüntetésre.
A partner adatainál lehetőség van a partner számára állandó kedvezményt adni a tétélekből. Amennyiben ott beállított értéket, számlázáskor a tételeknél automatikusan meg fog jelenni. Számlázás közben a kedvezmény módosítható.
Lehetőség van a teljes számlára kedvezményt adni. Ha számlázás közben, a fejléc adatoknál, beírja kedvezmény, akkor a kedvezmény a teljes számlára érvényes lesz és a számlán külön sorban feltüntetésre kerül.
Ilyen kedvezményt is lehetősége van a partner adatainál beállítani. Az adni kívánt kedvezmény mértékét, a kedvezmény minden árura adatnál írhatja be. A partner kiválasztásakor a kedvezmény automatikusan beszámításra kerül. Természetesen ez a kedvezmény is változtatható számlázás közben.
Több kedvezmény adásakor a megadott kedvezmények összeadódnak.
Számlázás közben amennyiben az eladási árat változtatja, a kedvezmény nélküli egységárat kell beírni. A program a beírt értéket a kedvezménnyel csökkenti.

tartalom jegyzékre

Előfordulhat hogy számla kiadásakor nincs lehetősége a számlát számítógéppel elkészíteni, és egy számlatömbből készíti el a számlát. Ezeket a számlákat is rögzíteni kell a számítógépen, mert csak így mutatják az elkészült listák a valódi adatokat és a raktárkészlet is csak ebben az esetben tartalmazza a valós adatokat. Ezeket a számlákat ugyanúgy kell rögzíteni mint a normál számlát, azzal az eltéréssel hogy a számlaszám előtti jelnek a '/' jelet kell beírni. Az így rögzített számlák minden listában szerepelni fognak, módosítják a raktárkészletet, azonban nem nyomtathatók ki.

tartalom jegyzékre

Anyag bevételezés

A számlával vagy szállítólevéllel beérkező anyagokat a raktárműveletek/anyagbevétel menüpontban rögzítheti. Az anyagbevétel folyamata nagyban hasonlít a számlázáshoz folyamatához.
Először a partnert kell kiválasztania.

A következő lépés itt is a tételek kiválasztása és a megfelelő adatok megadása

Ebben a menüpontban a raktárba érkező árukat rögzítheti. A szállítólevelen először a partnert kell kiválasztani (keresési lehetőségek leírása a partner választás leírásánál). A partnert kiválasztása után, szállítólevél készítése közben, a partner adatait az ALT+P billentyűk lenyomásával módosíthatja. A partner kiválasztása után a fejléc adatait kell kitölteni. Ha a fizetési módnak nem a készpénzt választja, a program a szállítólevelet a teljesítendők közé teszi. Mindaddig a teljesítendők között marad amíg a karbantartás menüpontban a Teljesítendők között nem jelzi hogy az áru ki van fizetve. A tételeket az áruválasztásban leírtak szerint választhatja ki. Ha nem kíván több tételt rögzíteni az ESC gomb megnyomása után dönthet arról hogy a szállítólevelet kívánja-e rögzíteni. Ha a szállítólevél rögzítése mellett dönt, a raktárkészletben megjelenik az áru.
A tételek megadása után a rögzítéssel az áru a raktárba kerül. A bevételezés az áru adatai között a készleten kívül a beszerzési árat és a szállítót is módosítja.

tartalom jegyzékre

Szállítólevelen kiszállított áruk számlázása

A szállítólevélen kiszállított áruk számlázását az egyéb műveletek/száll.lev. számlázás menüpontban végezheti el.

A számlázni kívánt szállítólevél kiválasztása után a számlára újabb tételeket rögzíthet, vagy a szállítólevél tételei közül törölheti a feleslegeseket.

A szállítólevél számlázása után, a szállítólevélről nem készíthető további számla.

tartalom jegyzékre

Anyagkiadás

A ráktárból az áruk számla készítéssel vagy kimenő szállítólevél készítésével kerülhetnek ki.
A kimenő szállítólevél készítése teljes mértékben megegyezik a számla készítéséve. Az eltérés csupán annyi, hogy a szállítólevél nem számlaszámot, hanem szállítólevél számot kap. Természetesen a szükségtelen adatok (pl. fizetési határidő stb) nem kerülnek rögzítésre.

Az elkészült szállítólevélről az egyéb műveletek/szállítólevél másolat menüpontban később másolatot készíthet, vagy az egyéb műveletek/száll. Lev. Számlázás számlát készíthet.
Az elkészített szállítólevelek listáját a listák/szállítólev.lista menüpontban nézheti meg.

tartalom jegyzékre

Árukarton készítés

Árukartont a raktárműveletek/árukarton menüpontban készíthet.
Az árukarton tartalmazza a nyitó készletet, a forgalmat és a zárókészletet.
Az árukarton minden esetben a rögzített számlák, szállítólevelek és leltározási adatok alapján újraszámolódik.

Amennyiben valamilyen hiba folytán eltérést találna az újraszámított és a nyilvántartott mennyiségek között, minden esetben az árukartonon szereplő a helyes. A nyilvántartott mennyiséget a raktárkészlet újraszámításával javíthatja. Az újraszánításnál minden áru mennyiség újra számításra kerül.

tartalom jegyzékre

Raktárkészlet újraszámítás

Az árukarton készítésekor a raktáron lévő mennyiség minden esetben újraszámolódik. Amennyiben észrevenni hogy az újraszámított értek nem egyezik meg a nyilvántartott értékkel, a raktárműveletek/raktárkészlet újraszámítása menüpontban az összes áru mennyiséget újraszámoltathatja.
A nyilvántartott mennyiségnél hiba általában áramszünet, vagy a program futásának valamilyen okból
történő hibás megszakadása okozhatja.

A ráktárkészlet újraszámítása a nyitóegyenlegek és rögzített számlák, szállítólevelek és leltári adatok alapján történik.

tartalom jegyzékre

Leltár készítése

A leltározás két lépésben történik.
Mennyiségek rögzítése
Első lépésként rögzíteni kell a raktáron lévő mennyiségeket. A már rögzített árukat a kék program a listában zöld színezéssel jelzi. A beírt adat bármikor módosítható. A már leltár mennyiséget úgy lehet törölni, hogy az aktuális raktárkészletet üresen hagyva, megnyomja a raktármennyiség rögzítése gombot. Ezzel törölte a rögzített mennyiséget.
A raktárkészlet beírása megszakítható és később folytatható. Ez a művelet semmilyen adaton nem hoz létre változást.

Leltár elkészítése
Amennyiben a leltározni kívánt összes adat rögzítve van, elkészítheti a leltárt. A leltár elkészítéséhez állítsa be a leltározáshoz tartozó dátumot, majd nyomja meg a leltár elkészítése gombot.
A program végig megy az összes árun, és ahol leltározott mennyiség van megadva, és az nem egyezik a raktárkészlettel, módosítja a mennyiséget. A módosításokról szállítólevelet készít és törli a törli a beírt leltározási adatokat. A továbbiakban a program az új raktárkészlettel dolgozik és szükség esetén a leltározás újra megismételhető.

tartalom jegyzékre

Számlák listája

A listák/számlák listája menüpont készíthetők el a különböző listák a kiadott számlákról.
A listában szereplést különböző feltételekhez, illetve ezek kombinációjához kötheti.
Ilyen feltételek lehetnek:

Számlaszámtól számlaszámig. Amennyiben üresen hagyja minden számla szerepelni fog a listában.
Egy betűjel. Amennyiben itt megad egy betűt, csak az ilyen betűvel kezdődő számlák fognak szerepelni a listában.
Dátumtól dátumig. A listában csak a két dátum közötti számlák szerepelnek. Üresen hagyva minden számla szerepelni fog a listában
Egy partner. Bejelölve csak a felső listában kijelölt partner számlái fognak szerepelni a listában.
Egy fizetési mód. Csak a kijelölt fizetési módban kiadott számlák lesznek a listában.
Teljesítetlen számlák bejelölésével a listában csak teljesítetlen számlák szerepelnek.

A feltételeket bármilyen kombinációban használhatja. Bekapcsolni/kikapcsolni a jelölő négyzetre kattintva lehet. A bekapcsolt állapotot a jelölő négyzetben megjelenő 'pipa' jelzi.

tartalom jegyzékre

Szállítólevelek listája

A listák/szállítólev. lista menüpontban készíthetők el a különböző listák a kiállított szállítólevelekről, kiadott árajánlatokról illetve bekérő számlákról.
A listában szereplést különböző feltételekhez, illetve ezek kombinációjához kötheti.
Ilyen feltételek lehetnek:

Dátumtól dátumig. A listában csak a két dátum közötti számlák szerepelnek. Üresen hagyva minden számla szerepelni fog a listában
Egy partner. Bejelölve csak a felső listában kijelölt partner számlái fognak szerepelni a listában.
Típus. A listában csak a kiválasztott típus fog szerepelni.
Összesítés. Kiválasztott adat alapján a listában összesítő sor is fog szerepelni.

A feltételeket bármilyen kombinációban használhatja. Bekapcsolni/kikapcsolni a jelölő négyzetre kattintva lehet. A bekapcsolt állapotot a jelölő négyzetben megjelenő 'pipa' jelzi.